Zaczynamy od prostego faktu: „nie płaci” to nie strategia, to ryzyko
W branży turystycznej wszyscy to znamy: hotel, przewoźnik, agent, organizator, DMC, przewodnik, firma eventowa… współpraca idzie dobrze, sezon goni sezon, a potem przychodzi moment, w którym jedna faktura „wypadła”, druga „czeka na przelew”, trzecia „będzie uregulowana po weekendzie”. I nagle robi się cisza.
Wtedy pojawia się pokusa: napisać post na grupie, oznaczyć firmę, zebrać komentarze. To daje emocjonalną ulgę i chwilową presję społeczną. Tylko że to nie jest windykacja i zwykle nie przybliża do pieniędzy ani o dzień. Co gorsza — odwleka właściwe kroki, a czas w takich sprawach działa jak piasek w klepsydrze: po stronie dłużnika.
Poniżej masz plan, który jest „po harcersku”: krótko, konkretnie, w kolejności — i działa niezależnie od tego, czy dłużnikiem jest hotel, kontrahent transportowy, agent czy organizator. Mechanika prawna jest w praktyce bardzo podobna.
Krok 0: Uporządkuj dokumenty jak do odprawy na lotnisku
Zanim wyślesz pierwsze „przypomnienie”, zbierz w jednym folderze:
- umowę / warunki współpracy / potwierdzenia rezerwacji,
- faktury (numery, kwoty, terminy płatności),
- potwierdzenie wykonania świadczenia (voucher, lista uczestników, protokół, potwierdzenie check-in/out, mail „dziękujemy za współpracę”, rozliczenie),
- korespondencję o płatności (maile, komunikatory, notatki ze spotkań),
- dane rejestrowe dłużnika (KRS/CEIDG, NIP, adres, reprezentacja).
Cel jest prosty: żeby w razie potrzeby wejść w tryb „sąd/egzekucja” bez nerwów i bez łatania braków.
Krok 1: Najpierw „miękko”, ale na piśmie i z terminem
Pierwszy kontakt powinien być spokojny, rzeczowy i pisemny. Telefon jest OK, ale po telefonie zawsze mail („podsumowując naszą rozmowę…”).
Minimalny szablon:
- wskazujesz fakturę i termin,
- prosisz o potwierdzenie daty płatności,
- dajesz krótki termin: np. 2–3 dni robocze,
- prosisz o informację, jeśli jest spór co do kwoty.
To ma być grzeczne, ale już „proceduralne”. Dłużnik ma poczuć, że temat jest prowadzony, a nie „rozpływa się w sezonie”.
Wezwanie do zapłaty (i dopiero tu zaczyna się powaga)
Jeżeli po krótkim terminie nie ma przelewu — wchodzisz w formalne wezwanie do zapłaty, które powinno zawierać co najmniej:
- jednoznaczne wskazanie wierzyciela i dłużnika,
- dokładną kwotę zadłużenia,
- numer i datę faktury lub innego dokumentu stanowiącego podstawę roszczenia,
- podstawę prawną lub faktyczną zobowiązania,
- ostateczny termin zapłaty (najczęściej 7 lub 14 dni),
- numer rachunku bankowego do zapłaty,
- informację o naliczaniu odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych (jeżeli mamy do czynienia z relacją B2B),
- informację o możliwości dochodzenia ryczałtowych kosztów odzyskiwania należności,
- wyraźne zastrzeżenie, że brak zapłaty spowoduje skierowanie sprawy na drogę postępowania sądowego.
To jest moment, w którym część dłużników „cudownie” odnajduje budżet.
Najczęstsze błędy w wezwaniach do zapłaty
- Brak konkretnego terminu zapłaty
Sformułowania typu „prosimy o pilną zapłatę” albo „niezwłocznie” nie mają żadnej wartości dowodowej. Termin musi być konkretny i datowany. - Nieprecyzyjne wskazanie podstawy roszczenia
Wezwanie bez numeru faktury, umowy albo choćby opisu usługi utrudnia później dochodzenie roszczenia i daje dłużnikowi pole do gry na czas. - Błędna lub zmieniająca się kwota
Inna kwota w mailu, inna w kolejnym wezwaniu, inna na fakturze — to prosta droga do podważania roszczenia. - Grożenie „wszystkim naraz”
Zapowiedzi prokuratury, policji, CBA, UOKiK i Trybunału w Hadze w jednym piśmie brzmią efektownie, ale w praktyce osłabiają wiarygodność wierzyciela. - Brak informacji o konsekwencjach
Wezwanie, które nie wskazuje jasno, że brak zapłaty spowoduje skierowanie sprawy do sądu, bywa traktowane jak kolejny „uprzejmy mail”. - Zbyt długie negocjacje zamiast działania
Piąte „ostatnie wezwanie” w ciągu trzech miesięcy nie buduje pozycji – buduje przekonanie, że wierzyciel i tak nic nie zrobi.
Komentarz praktyczny: jak i kiedy wysłać wezwanie do zapłaty
Forma:
- ustawa nie narzuca formy szczególnej,
- wezwanie może być wysłane e-mailem, listem poleconym, a najlepiej równolegle obiema drogami.
E-mail:
- wystarczający w relacjach B2B,
- szczególnie skuteczny, gdy korespondencja handlowa wcześniej też była mailowa,
- warto poprosić o potwierdzenie odczytu (choć nie jest ono konieczne).
List polecony (najlepiej za potwierdzeniem odbioru):
- zwiększa „ciężar gatunkowy” wezwania,
- bywa kluczowy dowodowo przy dalszych krokach sądowych,
- przydatny zwłaszcza wtedy, gdy dłużnik zaczyna unikać kontaktu.
Kiedy wysłać wezwanie?
- nie „po miesiącu przypominania się”,
- lecz niezwłocznie po upływie terminu płatności lub po krótkim, jasno wyznaczonym terminie dodatkowym.
Złota zasada praktyki:
Jeżeli wezwanie nie jest gotowe do pokazania sędziemu — to znaczy, że nie jest jeszcze dobrym wezwaniem.
Krok 3: Zabezpiecz dowody, zanim znikną
W turystyce dowody bywają ulotne: ktoś zmienia mail, system rezerwacyjny archiwizuje, pracownik odchodzi. Dlatego:
- rób PDF z kluczowych maili,
- zapisuj potwierdzenia wykonania,
- archiwizuj zrzuty z systemu (daty, zakres usług),
- zabezpiecz potwierdzenia sald / uznania długu, jeśli je masz.
Najważniejsze „złoto dowodowe”: pisemne potwierdzenie długu albo „uznaję, zapłacę do…”. Takie dokumenty czasem otwierają szybsze ścieżki w sądzie.
Krok 4: Nie zwlekaj z decyzją „sąd czy jeszcze nie”
Prawda jest brutalnie prosta: im dłużej zwlekasz, tym większa szansa, że:
- dłużnik „upłynni” majątek,
- pojawi się fala innych wierzycieli,
- dojdzie do restrukturyzacji albo upadłości,
- zostaniesz na końcu kolejki (albo poza nią).
Jeśli to nie jest jednorazowe przeoczenie, tylko schemat — ruch prawny jest często jedyną realną formą presji.
Terminy przedawnienia: kluczowe, bo po czasie możesz mieć „rację”, ale bez narzędzi
To temat, który w branży jest nagminnie bagatelizowany: „spokojnie, kiedyś zapłaci”. Czasem „kiedyś” wypada już po terminie, gdy roszczenie jest przedawnione.
W skrócie (najczęstsze sytuacje w B2B — warto weryfikować konkretny typ umowy):
- co do zasady roszczenia związane z działalnością gospodarczą przedawniają się po 3 latach (ogólna reguła), przy czym koniec terminu bywa liczony „na koniec roku kalendarzowego” — nie warto jednak grać w takie loterie; lepiej działać wcześniej.
- roszczenia z umowy sprzedaży (typowe przy rozliczeniach „towar/usługa w pakiecie”, zależnie od konstrukcji) potrafią mieć 2 lata.
- roszczenia z umowy o dzieło (częste przy określonych, „zamkniętych” świadczeniach) — 2 lata.
- roszczenia z umów podobnych do zlecenia/usług mogą również iść w 2 lata w pewnych konfiguracjach.
Dlatego w praktyce przyjmij zasadę: jeśli faktura nieopłacona „wisi” dłużej niż kilka tygodni i nie ma realnej spłaty — przechodzisz na tryb formalny. Nie „za rok”.
Zabezpieczenie powództwa: kiedy ma sens
Jeżeli widzisz sygnały alarmowe (zmiana siedziby, „znikający” kontakt, nagłe „przekształcenia”, informacje o problemach finansowych), warto rozważyć zabezpieczenie — czyli ruch, który ma dać realną szansę na odzyskanie pieniędzy, zanim będzie „po wszystkim”.
To nie jest „standard w każdej sprawie”, ale w sprawach, gdzie pachnie ucieczką, potrafi być elementem kluczowym.
Gdy wchodzi upadłość: co to znaczy w praktyce (i dlaczego liczy się kolejność)
Jeżeli kontrahent wpadnie w upadłość, Twoje roszczenie zazwyczaj staje się wierzytelnością, którą trzeba zgłosić i która będzie zaspokajana według ustawowych kategorii. W uproszczeniu: nie wszyscy wierzyciele stoją w tej samej kolejce, a część roszczeń (np. pracowniczych) ma pierwszeństwo.
Dwa wnioski praktyczne:
- Im szybciej zareagujesz przed upadłością, tym większa szansa na realny odzysk.
- W upadłości nie ma „dogadywania po cichu” — liczą się formalności, terminy i dokumenty.
A jeśli „nie ma majątku”? Czyli najgorszy scenariusz i co wtedy
Czasem dłużnik jest „pusty” albo majątek jest tak obciążony, że egzekucja jest bezskuteczna. To nie znaczy, że nic nie da się zrobić, ale trzeba chłodno ocenić:
- czy są osoby trzecie, które faktycznie kontrolowały przepływy,
- czy były czynności „pod wyprowadzenie” majątku,
- czy są podstawy do działań w kierunku odpowiedzialności osób zarządzających (zależnie od formy prawnej i okoliczności).
I tu ważna rzecz: ukrywanie/wyzbywanie majątku w celu udaremnienia zaspokojenia wierzyciela może mieć także konsekwencje karne (to nie jest „sprytny biznes”, tylko realne ryzyko prawne).
Podsumowanie: trzy zasady, które w turystyce oszczędzają najwięcej nerwów
- Nie prowadź windykacji przez komentarze/ posty na FB. To jest emocja, nie narzędzie.
- Terminy i dokumenty wygrywają z „obietnicą przelewu”.
- Działaj wcześniej niż później. Bo w sprawach o płatności „później” często oznacza „za późno”.
Jeśli chcesz, żeby branża wyglądała profesjonalnie — zaczyna się to od profesjonalnego reagowania na brak płatności. Nie po to, żeby robić awanturę, tylko po to, żeby normalnie pracować i normalnie rozliczać wykonaną pracę.
Prawnik – bez problemu, bez zamieszania
(oddaj sprawę w ręce profesjonalisty i wróć do prowadzenia biznesu)
Na pewnym etapie dochodzenia należności warto powiedzieć sobie wprost: to już nie jest zadanie dla Facebooka, mailowych ponagleń ani improwizowanej windykacji. To moment, w którym najlepiej oddać sprawę w ręce prawnika – spokojnie, bez nerwów i bez tracenia czasu.
I nie chodzi tu wyłącznie o „pozew do sądu”. Profesjonalna obsługa prawna oznacza:
- ocenę realnych szans odzyskania pieniędzy,
- wybór właściwej ścieżki (wezwanie przedsądowe, postępowanie nakazowe, zabezpieczenie roszczenia),
- pilnowanie terminów, formalności i dowodów,
- a przede wszystkim – zdjęcie problemu z głowy przedsiębiorcy, który może skupić się na swojej działalności.
Co istotne z praktycznego punktu widzenia:
koszty profesjonalnej obsługi prawnej dochodzenia roszczenia – o ile są racjonalne i uzasadnione – mogą stanowić element roszczenia dochodzonego od dłużnika. Innymi słowy: w wielu przypadkach to nie wierzyciel „dokłada do interesu”, lecz dłużnik ponosi konsekwencje tego, że sprawa trafiła na drogę formalną.
Jest w tym zresztą pewna analogia, którą branża turystyczna zna doskonale.
Tak jak:
- imprezy turystyczne organizuje profesjonalny organizator turystyki,
- sprzedaje je profesjonalny agent,
tak samo prawne aspekty działalności przedsiębiorcy najlepiej oddać profesjonaliście, zamiast uczyć się procedur metodą prób i błędów – zwykle na własnym portfelu.
Efekt?
Problem jest prowadzony „od A do Z”, w sposób uporządkowany, przewidywalny i zgodny z przepisami. Bez zastanawiania się, „co teraz”, „jak to napisać” i „czy na pewno tak wolno”.
Warto też wiedzieć, że ESPT ma w gronie swoich członków kancelarie zajmujące się obsługą prawną przedsiębiorców turystycznych – zarówno w Polsce i UE oraz w Turcji. Jeśli więc problem dotyczy kontrahenta zagranicznego, również w takim przypadku możliwe jest znalezienie właściwego wsparcia.
Na koniec rzecz najważniejsza:
oddanie sprawy prawnikowi to nie oznaka słabości ani „eskalacji konfliktu”. To racjonalna decyzja biznesowa, która często właśnie dzięki swojej formalności pozwala sprawę zamknąć szybciej i skuteczniej, niż wielotygodniowe próby samodzielnego działania. Prawnik podchodzi do sprawy bez emocji.
Czasem najlepszym ruchem jest po prostu… przestać się tym zajmować samemu.
Jeśli masz dodatkowe pytania i potrzebujesz pomocy odezwij się do nas! Od tego jesteśmy żeby pomagać naszym członkom w takich sytuacjach – info@espt.pl