Po interwencji często pada pytanie: „To jak mamy działać zgodnie z prawem?”

ESPT regularnie kieruje do właściwych organów zawiadomienia dotyczące ofert, które mogą być organizowane z naruszeniem przepisów. Niektóre podmioty świadomie pomijają obowiązki. Inne wychodzą z błędnego założenia, że skoro organizują warsztaty, obóz sportowy albo wyjazd stowarzyszenia, przepisy turystyczne ich nie dotyczą. Samo zawiadomienie nie przesądza oczywiście wyniku sprawy.

Ten poradnik kierujemy także do osób i organizacji, których działalność jest przedmiotem naszych zgłoszeń, a które chcą ją uporządkować. Zamiast pozostawiać pytanie „co dalej?” bez odpowiedzi, wyjaśniamy najważniejsze etapy wejścia na rynek.

Czy to łatwy kawałek chleba? Organizowanie wyjazdów może dawać satysfakcję, ale wymaga czasu, kapitału i stałej obsługi. Wpis jest jednym z etapów. Obowiązki trwają przez cały okres działalności.

Sprawdź konstrukcję oferty

Impreza turystyczna może powstać, gdy na potrzeby tej samej podróży połączono co najmniej dwa różne rodzaje usług turystycznych w sposób określony w ustawie. Nocleg połączony z istotnym programem warsztatów, zajęć sportowych lub wydarzeń wymaga takiej analizy. Nazwa „retreat”, „camp” czy „wyjazd rozwojowy” sama niczego nie rozstrzyga.

Znaczenie mają również ustawowe wyłączenia. Przykładowo wyłączenie dla działalności okazjonalnej wymaga jednocześnie niezarobkowości i kierowania oferty wyłącznie do ograniczonej grupy podróżnych. Sam statut fundacji, brak marży albo mała grupa nie wystarczają.

Przeczytaj szerzej: Czym naprawdę jest impreza turystyczna? Nie tylko wycieczki i wakacje.

Zdecyduj, czy chcesz brać na siebie rolę organizatora

Jeżeli planujesz jeden lub kilka niewielkich wyjazdów, porównaj koszty samodzielnej działalności ze współpracą z istniejącym, prawidłowo zabezpieczonym organizatorem. Możesz dostarczać program, prowadzić zajęcia lub świadczyć inne uzgodnione usługi, podczas gdy partner rzeczywiście tworzy i oferuje imprezę oraz zawiera umowy z podróżnymi.

Umowa współpracy powinna określać podział zadań, wynagrodzenie, zasady sprzedaży, odpowiedzialność i przetwarzanie danych. Jeżeli masz sprzedawać imprezy jako agent, potrzebujesz odpowiedniej umowy i realizacji obowiązków właściwych dla tej roli.

Nie istnieje „wypożyczenie wpisu”. Samo umieszczenie numeru innego podmiotu na plakacie niczego nie załatwia. Również samodzielne dołączenie własnych usług do cudzej imprezy może tworzyć nowy pakiet. O roli organizatora decyduje rzeczywista konstrukcja oferty i sprzedaży.

Przy samodzielnym modelu uporządkuj formę prawną działalności, reprezentację, dane rejestrowe i rachunki. Wpis do CEIDG albo KRS oraz właściwy kod PKD nie zastępują wpisu do rejestru działalności turystycznej. Stowarzyszenie lub fundacja powinny dodatkowo sprawdzić zgodność planowanego modelu ze swoim statutem i zasadami prowadzenia działalności odpłatnej lub gospodarczej.

Uzyskaj zabezpieczenie odpowiadające temu, co będziesz sprzedawać

Zabezpieczenie na wypadek niewypłacalności służy ochronie wpłat podróżnych oraz pokryciu ustawowo określonych kosztów kontynuacji imprezy lub powrotu. Zwykła polisa OC firmy albo ubezpieczenie podróżne uczestników nie zastępują tego zabezpieczenia.

Ustawa przewiduje gwarancję bankową, gwarancję ubezpieczeniową albo umowę ubezpieczenia na rzecz podróżnych. Dla działalności wyłącznie krajowej dostępny jest również turystyczny rachunek powierniczy, pod warunkiem przyjmowania na niego wszystkich wpłat podróżnych za usługi. Zwykły rachunek firmowy nie jest takim rachunkiem.

Przed rozmową z bankiem lub ubezpieczycielem przygotuj opis kierunków, transportu, liczby podróżnych, przewidywanych przychodów, wysokości przedpłat i terminów ich przyjmowania. Gwarant ocenia ryzyko i może wymagać dokumentów finansowych oraz dodatkowych zabezpieczeń. Nie każdy nowy podmiot otrzyma identyczne warunki.

Suma gwarancji nie jest jej ceną. Wymagana kwota zabezpieczenia określa zakres ochrony, a składka, prowizja, ewentualna kaucja lub poręczenie wynikają z warunków konkretnego gwaranta. Nie ma jednej uniwersalnej ceny rozpoczęcia działalności.

Przeczytaj szerzej: Zabezpieczenie finansowe organizatora turystyki — formy, wysokość i najczęstsze błędy.

Złóż wniosek do właściwego marszałka

Dla polskiego podmiotu właściwy jest co do zasady marszałek województwa według siedziby, a dla osoby fizycznej — adresu zamieszkania. To urząd marszałkowski dokonuje wpisu do rejestru organizatorów turystyki i przedsiębiorców ułatwiających nabywanie powiązanych usług turystycznych. Dane trafiają następnie do centralnej ewidencji UFG.

Przygotuj przede wszystkim:

• Wniosek: dane podmiotu, NIP, rodzaj działalności, zakres terytorialny, główne miejsce wykonywania działalności i oddziały oraz dane kontaktowe zgodnie z art. 24 ustawy.
• Dokument zabezpieczenia: oryginał albo kopię poświadczoną przez adwokata, radcę prawnego lub notariusza, w formie wymaganej dla wybranego sposobu złożenia.
• Ustawowe oświadczenie o kompletności i prawdziwości danych oraz znajomości i spełnianiu warunków wykonywania działalności. Przy rachunku powierniczym — także wymagane oświadczenie dotyczące działalności wyłącznie w Polsce i kierowania wszystkich wpłat na ten rachunek.
• Potwierdzenie opłaty oraz dokumenty pełnomocnictwa, jeżeli działasz przez pełnomocnika.

Status fundacji lub stowarzyszenia nie oznacza automatycznie statusu OPP. Za odrębnie zamawiane zaświadczenie może być pobierane 17 zł; dodatkowa opłata za pełnomocnictwo zależy od jego rodzaju i ustawowych zwolnień. Numer rachunku opłaty skarbowej i aktualny formularz sprawdź w karcie usługi właściwego urzędu — nie zakładaj, że wpłatę kieruje się na ogólny rachunek urzędu marszałkowskiego.

Ustawowy termin dokonania wpisu wynosi 7 dni od wpływu wniosku z wymaganymi dokumentami. Wezwanie do uzupełnienia braków może zmienić przebieg procedury. Ustawa przewiduje też szczególną możliwość rozpoczęcia działalności po 14 dniach przy bezczynności organu, z zastrzeżeniami z art. 24 ust. 4b. Nie należy utożsamiać samego wysłania wniosku z uzyskaniem uprawnienia.

Ważne: wymogi dotyczą także oferowania imprez, a nie wyłącznie ich realizacji. Zaplanowanie sprzedaży przed zakończeniem formalności wymaga uwzględnienia tych zasad. Późniejszy wpis nie usuwa ewentualnych wcześniejszych naruszeń.

Po uzyskaniu wpisu sprawdź poprawność danych i zakresu działalności w centralnej ewidencji UFG.

Przygotuj dokumenty dla swojego modelu działalności

Własne dokumenty powinny odpowiadać temu, jak faktycznie sprzedajesz i realizujesz wyjazdy. Inaczej wygląda obóz sportowy, inaczej wyjazd lotniczy z zagranicznym partnerem, a inaczej krajowe warsztaty z zakwaterowaniem.

• Przygotuj opis imprezy, program, pełną cenę, harmonogram płatności i warunki zebrania grupy.
• Dobierz właściwy standardowy formularz informacyjny z załączników do ustawy i sposób jego przekazania przed zawarciem umowy.
• Opracuj umowę i warunki uczestnictwa obejmujące m.in. rezygnację, zmiany programu i ceny, przeniesienie umowy, reklamacje, pomoc oraz zwroty.
• Zapewnij przekazanie umowy lub potwierdzenia na trwałym nośniku, np. w odpowiednio przygotowanej korespondencji e-mail. Sam zmienialny regulamin na stronie nie zastępuje wszystkich obowiązków.
• Uporządkuj informacje o organizatorze, wpisie, zabezpieczeniu, sposobie zgłoszenia roszczeń na wypadek niewypłacalności i kontaktach awaryjnych.
• Przygotuj umowy z wykonawcami, zasady przetwarzania danych, obowiązki informacyjne RODO i dokumenty strony internetowej odpowiednie do rzeczywistych funkcji serwisu.

Dane i wymagane informacje powinny być dostępne na właściwym etapie zakupu. Podróżny musi wiedzieć, z kim zawiera umowę, co kupuje, za ile i jak jest chroniony, zanim podejmie wiążącą decyzję. Wiadomość prywatna wysyłana dopiero po wpłacie może być spóźniona.

Uruchom obsługę UFG: wykaz umów oraz TFG i TFP

Po wpisie zadbaj o dostęp do Portalu TFG i przypisanie osób odpowiedzialnych za obsługę. Ustal sposób numerowania rezerwacji, ewidencjonowania umów, podróżnych, wpłat, zmian i zwrotów. Księgowość i ustawowy wykaz umów służą różnym celom; sam rejestr faktur może nie wystarczyć.

Wykaz umów — nowe zasady od 1 lipca 2026 r.

Wykaz można prowadzić bezpośrednio w systemie UFG albo poza nim. W drugim wariancie trzeba przekazywać wykaz za pośrednictwem systemu do 14. dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni, według aktualnego stanu na dzień przekazania. Dane wprowadzone do systemu aktualizuje się niezwłocznie, najpóźniej w ciągu 14 dni od ich zmiany.

Wykaz obejmuje ustawowy zakres danych, m.in. numer i przedmiot umowy, daty, liczbę podróżnych, cenę, miejsce lub trasę, transport oraz przedpłaty i zwroty. Obowiązek przekazywania danych do systemu dotyczy umów zawartych od 1 lipca 2026 r. Trzeba go uwzględnić przy wyborze systemu rezerwacji i organizacji pracy.

Deklaracje i składki to osobny obowiązek

Organizator rozlicza Turystyczny Fundusz Gwarancyjny (TFG) oraz Turystyczny Fundusz Pomocowy (TFP). Deklaracje i należne składki rozlicza się co do zasady do 21. dnia miesiąca za miesiąc poprzedni, elektronicznie przez Portal TFG. Dla wykazywania umów istotna jest data ich zawarcia, a nie dopiero data wyjazdu.

Wysokość składek zależy od kategorii imprezy; w niektórych przypadkach stawka wynosi 0 zł. Zerowa stawka albo brak nowych umów w miesiącu prowadzenia działalności nie oznaczają automatycznie braku obowiązku złożenia deklaracji. Sprawdzaj aktualne stawki i zasady korekt, zamiast przyjmować jedną kwotę dla wszystkich wyjazdów.

Przygotuj się do odpowiedzialności za całość

Hotel nie dotrzymał rezerwacji, przewoźnik odwołał przejazd, instruktor zachorował? Umowy z wykonawcami powinny pomagać w rozwiązaniu problemu, ale co do zasady to organizator odpowiada wobec podróżnego za prawidłowe wykonanie usług objętych imprezą. Odesłanie klienta do hotelu nie rozwiązuje automatycznie sprawy.

Przed pierwszą sprzedażą ustal, kto obsługuje zgłoszenia, pomaga w sytuacji kryzysowej, zapewnia świadczenia zastępcze oraz podejmuje decyzje o zwrotach. Uwzględnij odpowiedzialność za niezgodności, możliwość obniżenia ceny, odszkodowania lub zadośćuczynienia. Nie każdą odpowiedzialność można wyłączyć regulaminem.

Sprawdź również wymogi zależne od produktu: przy wyjazdach zagranicznych obowiązek ubezpieczenia podróżnych od następstw nieszczęśliwych wypadków i kosztów leczenia, a przy wypoczynku dzieci — właściwe zgłoszenia, kadrę i zasady opieki. Wpis organizatora nie zastępuje wymagań dotyczących wypoczynku, transportu, przewodnictwa ani bezpieczeństwa konkretnych aktywności.

Wpisz obowiązki do kalendarza

Pusta lista wyjazdów nie jest równoznaczna z formalnym zawieszeniem działalności. Jeżeli zawieszasz ją lub kończysz, przeprowadź właściwe zgłoszenia, w tym zawiadomienie marszałka, i rozlicz istniejące zobowiązania. Samo wygaśnięcie gwarancji nie stanowi prawidłowego sposobu zakończenia działalności.

Policz więcej niż opłatę za wpis

Budżet powinien uwzględniać uzyskanie i odnawianie zabezpieczenia, przygotowanie dokumentów, obsługę księgową i prawną, system sprzedaży, rozliczenia z UFG, ubezpieczenia właściwe dla produktu i rezerwę na problemy podczas realizacji. Do tego dochodzi czas poświęcony na aktualizacje, reklamacje i kontakt z podróżnymi.

Gwarancja na wypadek niewypłacalności nie jest funduszem do zwykłego finansowania działalności. Jeżeli trzeba zwrócić wpłaty albo zapłacić za świadczenie zastępcze, organizator powinien mieć realną możliwość wykonania obowiązku. Pieniądze od kolejnych grup nie są bezpiecznym zamiennikiem własnej płynności.

Przy małej skali współpraca z doświadczonym organizatorem może być rozsądniejsza ekonomicznie. Pozwala skupić się na własnym programie, przy jasno ułożonej odpowiedzialności za cały produkt. Własny wpis warto wybierać ze świadomością kosztów i obowiązków, które pozostają także między wyjazdami.

Zanim opublikujesz pierwszą ofertę

• Wiem, czy oferta podlega ustawie i kto jest rzeczywistym organizatorem.
• Mam uporządkowaną formę działalności i odpowiednie umowy współpracy.
• Posiadam wymagane zabezpieczenie oraz spełniam warunki rozpoczęcia działalności objętej wpisem.
• Zakres wpisu i parametry zabezpieczenia odpowiadają rzeczywistej ofercie.
• Przygotowałem umowę, właściwy formularz, informacje dla podróżnych i dokumenty ochrony danych.
• Potrafię udokumentować, co i kiedy przekazano klientowi.
• Mam dostęp do systemu UFG i ustalone zasady prowadzenia wykazu oraz rozliczeń funduszy.
• Zapewniłem wymagania szczególne dla danego wyjazdu oraz obsługę reklamacji i sytuacji kryzysowych.
• Budżet obejmuje obsługę działalności i możliwość wykonania zobowiązań wobec podróżnych.

ESPT działa na rzecz uczciwej konkurencji i ochrony podróżnych. Oznacza to zarówno reagowanie na możliwe naruszenia, jak i udostępnianie wiedzy potrzebnej do prawidłowego prowadzenia działalności. Podmioty, które chcą uporządkować swój model, mogą skontaktować się ze Stowarzyszeniem: info@espt.pl.